Вкладыш в трудовую книжку как оформить образец

Важная информация в статье: "Вкладыш в трудовую книжку как оформить образец" с профессиональной точки зрения. Все вопросы можно задавать дежурному специалисту.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения и определения стажа граждан Российской Федерации. Она используется при расчете и назначении пенсий в России. Указанный формуляр оформляется при первом трудоустройстве физического лица и сопровождает его при всех последующих перемещениях по должностям или местам работы. В результате может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку.

Трудовая книжка

Положениями ТК РФ особая роль в отношениях между работодателем и физическим лицом отведена трудовой книжке. Указанный документ заводится по факту первого трудоустройства работника.

При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.

Все факты, связанные с исполнением должностных обязанностей, следует отражать в трудовой книжке. К ним относятся сведения о заключении договора с физическим лицом и издании приказа, перемещении работников по отделам и должностям, увольнении граждан и другие.

На основании сведений, содержащихся в трудовой книжке, можно рассчитать периоды исполнения гражданином должностных обязанностей, его стаж. Отраженные в ней записи могут подтвердить или опровергнуть как квалификацию работника, так и его профессиональную карьеру.

С учетом всего сказанного может возникнуть ситуация, когда вышеназванный формуляр будет заполнен и у работодателя появится вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Вкладыш в трудовую книжку

Учитывая особое значение трудовой книжки, законодатель разработал Правила их ведения и хранения, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Каждая трудовая книжка и любая запись, вносимая в нее, должны соответствовать вышеназванному нормативному документу.

В соответствии с пунктом 38 указанных Правил если в трудовой книжке заполнены все страницы, то возникает необходимость оформления вкладыша в неё. Форма такого документа разработана и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Следует учесть, что оформить вкладыш в трудовую книжку как самостоятельный документ нельзя. Данное предписание прямо следует из абзаца 2 пункта 38 Правил.

Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.

Несоблюдение данного предписания, равно как и его игнорирование, может явиться основанием для привлечения соответствующей организации или предпринимателя к ответственности в виде штрафа, размеры которого установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Правительство Российской Федерации, утвердив своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 Правила ведения трудовых книжек, не разработало детального описания действий по заполнению вкладышей в них.

Отсутствует такой алгоритм и в Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Не разработан указанными ведомствами и официальный образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Единственное, что прямо установлено Правительством Российской Федерации в Правилах, это необходимость проставления в трудовой книжке штампа «Выдан вкладыш». Обязательно надо указать на серию и номер бланка выдаваемого документа.

Следует подчеркнуть, что нормами отечественного права не регламентируется место проставления такой отметки. Однако с учетом содержания бланка книжки и обычаев делового оборота видится обоснованным проставление штампа о выдаче вкладыша на внутренней стороне первого листа обложки.

Общее количество вкладышей, которые могут выдаваться к одной трудовой книжке, законодательно не регламентировано. Важно, чтобы все они были оформлены в соответствии с законом и в отношении каждого из них ставился отдельный штамп. По ссылке доступен для скачивания образец того, как оформить вкладыш в трудовую книжку.

При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. Данное предписание следует из пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

На титульном листе вкладыша следует заполнить все графы и проставить подписи владельца книжки и ответственного сотрудника работодателя. Также обязательным является наличие оттиска печати предприятия или индивидуального предпринимателя.

В дальнейшем все записи совершаются и оформляются в том же порядке, что и в трудовой книжке.

Важно помнить, что если при оформлении вкладыша допущены ошибки, то следует обеспечить оформление вкладыша в трудовую книжку по образцу, указанному выше.

Как вшить вкладыш?

Каждый вкладыш в трудовую книжку должен быть вшит в нее. Без исполнения указанного требования такое вложение не может считаться действительным.

Действующее законодательство Российской Федерации не определяет порядок и способы вшивания вкладыша в основной документ.

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой.

Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат.

Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ.

Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой.

Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным. В результате этого у работника могут возникнуть определенные сложности в будущем.

Советы кадровику — как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу

Опытный кадровик знает, как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, который можно найти в Интернете. Фактически они дублируют записи в основном документе. Но нужно помнить, что вкладыш оформляется в единственном случае: когда места не хватает для продолжения отметок в одном из разделов основной трудовой книжки.

Что такое вкладыш

Это тот же документ, где четко прописаны следующие данные:

  • Смена мест работы, начиная с последнего места работы по трудовой книжке
  • Список наград и поощрений от работодателей
  • Заметки о времени, месте организации курса повышения квалификации
  • Сведения о присвоении классного чина (у муниципальных и государственных служащих)
  • Ссылки на приказы по личному составу

Когда предыдущий формуляр исписан, у кадровой службы нет прав заводить новый подобный документ. Вместо него приобретается вкладыш. Он в обязательном порядке вшивается в основную форму, то есть считается неотъемлемой частью трудовой.

Сброшюрованный бланк имеет форму, утвержденную Приказом Минфина от 2003 г. № 117н. От первоначального документа он отличается либо качеством обложки (она выполнена из картона небольшой плотности), либо отсутствием обложки. Также значительно различаются цвета двух брошюр.
Читайте так же:  Временное удостоверение водителя

В документе содержится несколько разделов (таблица 1).

Раздел

Количество

Сведения о работе

Сведения о награждениях

Чаще в трудовой книжке заканчиваются «Сведения о работе» (владелец часто меняет место занятости). Также на практике случаются ситуации, когда строки заканчиваются именно в сведениях о награждениях. Так вот другой вкладыш нужен и в том, и в другом случае.

Вкладыш имеет унифицированную форму. Его тиражируют только в специализированных типографиях. Характерные признаки:
  • Наличие серийного номера
  • Наличие титульного листа
  • Наличие голограммы (своеобразная защита от фальсификации, необязательно)

Образец документа

Бланк строгой отчетности действителен только при предъявлении самой трудовой. При выдаче вкладыша в основную форму заносится запись на титульный лист типа «Выдан вкладыш серии АА 345676» (левый верхний угол). В России действительны следующие формы вкладышей и трудовых:

  • Новый образец, утвержденный с 01.01.2004г.
  • Книжка, утвержденная еще в СССР в 1938 и в 1979 году

Необходимость документа

Значение трудовой книжки важно в судьбе российского гражданина. Этот документ пристально изучается и потенциальными работодателями, и финансистами предприятия. Первая группа лиц изучает периоды работы по специальности, пытаются распознать должностные обязанности и практический опыт соискателя на должность. Что касается бухгалтеров, то они рассчитывают заработную плату в зависимости от ранга, класса, чина работника, присвоенных ему на предыдущих местах трудовой занятости.

Как отличить подделку вкладыша и трудовой, смотрите на видео:

Любая трудовая книжка является показателем карьерного роста. При принятии решения работодатель учитывает не только характер работы, но и продолжительность стажа по специальности. Значим документ и при принятии решения о назначении пенсии. Она калькулируется при учете суммарного стажа работы. Впрочем, и в других инстанциях потребуется свидетельство, подтверждающее смену мест занятости. А именно:

  • При получении пенсии по потере кормильца (она начисляется по данным трудового стажа)
  • При заказе документации на визу как свидетельство трудовой занятости
  • Для перечисления налогового возврата по НДФЛ
  • Для бронирования крупных кредитных сумм

Оформление вкладыша

Титульный лист документа имеет реквизиты, которые подлежат безошибочному заполнению (таблица 2).

Поле

Разъяснение

Данные указываются в соответствии с паспортом на дату оформления вкладыша. Если в последствие зафиксированы изменения, то запись аккуратно зачеркивается, а сверху дополняются новые сведения.

Списывается по диплому

Период начала новых записей

Личная подпись владельца

Правила заполнения документа утверждены постановлением Минтруда (2003 г.) и не нарушаются:

  • Нумерация будет сквозной, то есть, если в первой трудовой книжке последняя запись находится за номером 27, то в новом формуляре ввод данных осуществляется с 28
  • Новый бланк заверяется только печатью учреждения, где оформляется (где трудовая книжка была исписана)
  • Дата указывается по факту
  • В титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, бланк подлежит скорейшей утилизации
  • Вкладыш вшивается нитками в конец трудовой книжки или в середину
  • При формировании записей применяется шариковая ручка с синими или черными чернилами
  • Каждая строка с новой информацией заверяется подписью кадрового работника и печатью организации

Что недопустимо

Вкладыш еще называют копией трудовой книжки. Поэтому в тексте содержания документа и на титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, то бланк подлежит немедленной утилизации по акту. Восстановление записей производится уже за счет работодателя (кадрового сотрудника).

Видео о том, как проводятся изменения в трудовой и вкладыше:

Недопустимо на формуляре также ставить неброскую печать. Каждая буква в штампе должна быть читабельна. При этом постановка оттиска производится отдельно от других записей, так, чтобы не перекрывать их.

Кроме того, не стоит забывать о том, что нельзя вносить исправления в наименования разделов.

Нюансы в заполнении

Способы заполнения трудовой книжки идентичны повсеместно:

  • При изменении персональных данных сведения на титульном листе аккуратно перечеркиваются. Новая информация записывается вручную сверху.
  • Чтобы подшить документ к основному формуляру, нужно проделать следующие манипуляции:
  1. Посередине делаем две дырочки шилом.
  2. Берем нити черного (белого) цветов и толстую иглу.
  3. Сшиваем два документа плотно.
  4. Свободные нити оставляем внутри документа.
  5. Закрепляем нитки на несколько узлов.
  • Вкладыш регистрируется в специальной книге движения трудовых договоров.

Специалист по кадрам заполняет вкладыш для трудовой книжки строго по инструкции. Она оформляется пишущей ручкой и прописью. Остальные правила также должны быть соблюдены: четкие печати, разборчивые буквы, ссылки на приказы и подписи работодателя. Важно, чтобы для ПФ РФ информация была передана без искажений.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Не плохо бы было ещё расписать самые главные приказы, которые кадровики за частую пишут в трудовые книжки людям, было бы вообще отлично и познавательно для тех, кто недавно приступил к должности.

Где обучаются на должность кадровика? Постоянно сколько наблюдаю ни где особого специального образования для этого не требуют, тем не менее на эту работу устроится крайне сложно.

Ника, уважающие себя компании берут на должность «специалист по кадрам» человека с высшим образованием. Это прописано в требованиях к соискателям. Причём, работодателей интересует не только наличие образования, но и опыт работы.
Любой желающий не может стать специалистам по кадрам. Эта должность включает в себя не только обязанность принимать на работу или увольнять, но и вовремя составлять приказы, знакомить работодателей с нововведениями законодательства в сфере трудоустройства, следить за соблюдением норм труда, заполнением отчётов. Всё это невозможно без специальных знаний.

А знания эти получают в вузах. «Кадровики» — выпускники юридических вузов. Общая квалификация — юрист, а вот отраслевая — трудовое право. После общей юридической подготовки, они знакомятся с особенностями отрасли, практикой применения тех или иных норм, с проблемами законодательства в этой сфере. Не изучив законодательную базу, легко ошибиться в работе. А для этого специалиста точность крайне важна. Ошибка даже в одной цифре может стоить работодателю больших штрафов.

Базовые знания обязательно получают в вузе, а уже потом знакомятся с практикой и узнают ещё больше. Так что, если вы хотите стать специалистом по кадрам, то нужно искать направление «Юриспруденция», а потом выбрать «Трудовое право» в вузах и институтах.

Сложность должности менеджер по кадров состоит в том, что законодательство в РФ постоянно меняется, а увольнение и прием на работу — это процедуры, требующие внимания к нюансам актуальных законов. И вряд ли этому вообще можно целенаправленно научиться.

НИКА, хочу добавить, в компетенции обязанностей инспектора кадров написано, что должен иметь высшее экономическое или юридическое образование. Ну, и обязательно стаж работы, как правило, не менее трёх лет. На каждом предприятии свои требования.

Читайте так же:  Приказ о доплате за совмещение должностей образец

Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?

Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.

Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Данный вкладыш — это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша. Оформление вкладыша производится лишь в том случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи. Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

  1. Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия —> тоже. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.
  2. Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
  3. Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
  4. Заверяется вкладыш печатью работодателя.
  5. Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
  6. Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
  7. Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Рекомендуемая последовательность

Будет правильно, если работник кадровой службы произведет заполнение бланка вкладыша до того, как вошьет его и проставит в трудовую книжку соответствующий штамп о выдаче этого вкладыша с указанием его реквизитов.

Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк. Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.

Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению. В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша. При этом надо учесть, что для таких исправлений на титульном листе трудовой книжки не предусмотрено дополнительного места. А если испорченный бланк уже был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то придется и в эту книгу вносить соответствующие исправления.

Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка. Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «>Сведения о работе»> работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «>Сведения о награждениях»>, при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?

В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «>Сведения о награждениях»>, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «>Сведения о награждениях»>, и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:

1 кодекса Российской Федерации Закрытое акционерное общество «>Лининвест»> 2 17 01 2014 Запись за номером 1 недействительна Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «>Сведения о работе»>, а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:

кодекса Российской Федерации Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ. Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш. Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Оформление вкладыша в трудовой книжке

В статье приводится образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку, разъясняются нюансы внесения записей.

Правовое регулирование

Правительство утвердило Правила, как корректно вести трудовые книжки сотрудников (Постановление № 225 от 16.04.2003 г). Вкладыш ведется по аналогии с самой трудовой книжкой.
Читайте так же:  Вопрос о нарушении прав ребенка

Важно! Необходимо правильно делать записи вручную и поставить просто штамп. Компания должна иметь соответствующую печать. Место для штампа – правый верхний угол титульного листа.

Видео (кликните для воспроизведения).

Ответ на вопрос, действителен ли вкладыш без трудовой книжки, отрицательный. Приложение без трудовой книжки не имеет юридической силы. Кадровик делает отметку о выдаче вкладыша, проставляет серию и номер вкладыша.

Куда именно вшивать вкладыш

Просто так положить приложение в книжку нельзя. Ведь сам по себе документ ничего не значит, поэтому нужно правильно прикреплять основной документ и приложение к нему.

Если сделаете менее пяти проколов, то крепление может отсоединиться. Следует делать именно пять проколов для надежной прошивки документации.

Правила не указывают, где именно вшивать бланк и какие нитки при этом использовать. В основном, закрепляют приложение после последней странички и перед обложкой.

Как проставлять номера в бланке

Хаотичности, когда заполняется оформление нового вкладыша в трудовую книжку, правильный образец не допускает. Записи продолжаются в определенном порядке. Номера ставятся, начиная с последней записи, сделанной в книжке. Соблюдается строгая последовательность, когда делается нумерация записей во вкладыше.

Обязательно нужно ставить печать фирмы на титульном листе. Когда её нет, обязательно обратитесь к руководителю, или документ будет недействительным.

Вставка к основному документу – это способ, как оформить вкладыш в трудовую книжку. Поэтому заполняются оба бланка идентично.

Когда запись внесена ошибочно, следующие записи будут идти под тем же номером.

Зачастую случается так, что нумерация во вкладыше проставляется с самого начала. Это ошибка, и ее придется исправлять.

4 действия для исправления ошибок:

  1. Написать, что фиксация недействительна.
  2. Продублировать текст, присвоив те же реквизиты.
  3. Указать номер, идущий следом за последней записью бланка.
  4. Продолжать правильную нумерацию.

Просто так сведения вносить нельзя. В 2019 году правила не изменились. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку должен быть заполнен на основании распоряжений руководителя компании.

Но инструкция дает послабления. Если кадровик допустил ошибки, то можно скопировать прежние данные.

Алгоритм оформления

Чтобы получить вкладыш к трудовой книжке, нужно заполнить заявление и подать руководителю. В заявлении работник просит удержать цену бланка из заработной платы.

Дополнительный бланк надежно крепится к основному документу. Все же потерю бланка исключить нельзя. Если человек умудрился потерять важное дополнение, то нужно заполнять заявление. Также пишется записка, где разъясняется, что документ был утерян.

После этого издается приказ, и работник получает новый бланк на руки. В 2019 году регистрация трудовых книжек, как и вкладышей к ним, ведется в специальной книге.

Важно! Нельзя записывать книжки работников в обычную тетрадку. Кадровик обязан вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей.

Чтобы стало понятно, как вшить бланк, предлагаем посмотреть полезное видео.

На вопрос, как правильно крепить дополнение, имеется только один ответ: прошивать нитками. Использовать клей или степлер, означает нарушать правила.

Зачастую возникают вопросы, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку (образец). Ошибок в вопросе, как заполнить вкладыш в трудовую книжку, лучше не допускать. Компании, проигнорировавшие предписания закона, платят штрафы.

3 ситуации, вызывающие вопросы кадровиков:

  1. Сотрудница выходит замуж и меняет фамилию.

Событие, безусловно, радостное. Но как кадровику правильно оформить документацию: внести коррективы только в основной документ или придется также изменять вкладыш? Вопрос прояснило Министерство труд. Согласно инструкции, паспорт – это основание для заполнения персональных данных сотрудника. Когда меняются данные паспорта, то и сведения трудовой книжки и приложения к ней потребуется изменить.

Кадровик зачеркивает на титульном листе прежнюю фамилию, там же пишет новую информацию. Указывает название документа, подтверждающего изменения. Новую запись в трудовую книжку должен подтвердить директор своей подписью, затем ставится печать.

  1. Прежний работодатель не заверил печатью заглавный лист дополнительного бланка.

Если нет штампа о выдаче вкладыша, то работнику придется обратиться по прежнему месту работы.

По инструкции, печать проставляется организацией, которая выдает приложение. Печатью заверяется подпись руководителя. Поэтому на новом месте работы ситуацию не исправят. Работнику нужно обращаться туда, где он ранее выполнял обязанности.

  1. Специалист кадровой службы ошибся и внес запись в другой раздел.

Ситуация неприятная, но исправимая. Неправильное заполнение придется исправлять. Неверные записи признаются недействительными. Когда выдан вкладыш, нужно перенести записи в нужный раздел.

При расторжении контракта каждую запись следует заверить. Ставит подпись работник, сотрудник кадровой службы и руководитель.

Если бланк продолжен, а основного документа нет, у человека начнутся проблемы при назначении пенсионных выплат. Специалисты пенсионного фонда откажутся признавать записи. Поэтому не нужно терять времени, если утрачено приложение. Лучше сразу подать заявление для выдачи дубликата.

Ошибки при заполнении

Казалось бы, можно ознакомиться с образцами и корректно сделать запись о выдаче, тем не менее, допускаются ошибки.

5 кадровых ошибок, которые часто находят инспекторы:

  1. Информация о стаже вносится в другие разделы.
  2. Вместо ниток используется клей.
  3. Забывается, куда правильно вшивается вкладыш.
  4. Вместо дополнительного бланка используются обычные листы формата А4.
  5. Штамп о выдаче бланка не проставляется, а делается запись ручкой.

Ошибки дают повод для придирок трудовых инспекторов и приносят неприятности компании. Каждая ошибка означает штраф для организации. Чем серьезнее нарушение, тем больше взыскание. Штраф выписывается на крупные суммы.

Перед тем как вшить вкладыш в трудовую книжку или заполнить форму, посмотрите примеры. Помните о правилах ведения трудовых книжек и инструкции, тогда и ошибок будет меньше.

Выдан вкладыш в трудовую книжку – образец записи

vkladysh.jpg

Похожие публикации

Оформление вкладыша в трудовой книжке работника – не такая уж редкая операция для кадровика. Однако она не ограничивается простым вклеиванием в документ дополнительных листов, а предполагает соблюдение определенной процедуры. Теме «Выдача вкладыша в трудовую книжку — образец заполнения» уже посвящалась отдельная статья. В данной заметке внимание, в основном, будет сконцентрировано на процедурных вопросах, то есть на том, как он выдается.

Приобретение вкладыша

Прежде, чем перейти к процедуре выдачи этого кадрового документа, несколько слов следует сказать о его значимости и способе приобретения.

Зачем вкладыш в трудовую книжку нужен?

Если гражданин часто менял работу или активно продвигался по карьерной лестнице, занимая все более высокую должность, его трудовая книжка закончится прежде, чем его трудовой путь. В ней просто не останется места для новых записей. Для этого случая и предусмотрено ведение вкладыша в трудовую книжку. Это дополнительные листы, подшиваемые к основному документу, и являющиеся его равноценным продолжением. Все последующие записи о работе гражданина вносятся уже на них.

Читайте так же:  Какие задачи определяет закон о гражданской обороне

Вкладыш в трудовую книжку: кто должен покупать?

По общей схеме, о которой сообщается в п. 47 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), вкладыш, как и трудовая книжка, приобретается работодателем, а расходы на ее покупку компенсирует сам работник. Но есть несколько исключений, когда плата за бланк документа с него взиматься не будет – если приобретение вкладыша потребовалось:

  • из-за порчи документа по вине работодателя;
  • из-за его неправильного оформления кадровой службой;
  • из-за его утери/порчи вследствие чрезвычайной ситуации (наводнения, пожара, теракта и т.п.).

Как выглядит вкладыш в трудовую книжку, можно посмотреть по ссылке выше.

Как выдается вкладыш

Увидев, что в данном документе есть необходимость, представитель работодателя просит сотрудника написать заявление на вкладыш в трудовую книжку. Оно визируется руководителем, и на основании бумаги, полученной от подчиненного, им же издается соответствующий приказ – о выдаче вкладыша в ТК.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку – образец:

zayavlenie_vkladysh.jpg

Поскольку бланк вкладыша – документ строгой отчетности, работодатель покупает его самостоятельно в специализированной организации. В приказе обычно указывается сотрудник компании, ответственный за приобретение и оформление этой кадровой документации. От имени фирмы он действует по доверенности.

Штамп «выдан вкладыш в трудовую книжку», образец которого предложен для ознакомления ниже, ставится на основном документе. Законодательство не регламентирует, где его следует проставлять, но на практике это делают либо на внутренней стороне «корочки», либо на титульном листе ТК. Перед этим листы вкладыша аккуратно вшиваются в документ.

Как выглядит штамп о выдаче вкладыша, можно увидеть на нашем примере:

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).

Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.

Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.

На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку

Для чего нужен

Трудовая книжка содержит всю информацию о работе в течение жизни. Установленная законодателем форма включает 10 разворотов. Если человек неоднократно менял место работы, свободных граф для внесения записей о карьерных изменениях не остается. А использовать для этого страницы с разворотами для награждений нельзя. Но трудовая книжка подтверждает стаж, поэтому работодатель обязан продолжать внесение записей. Для этого и существует вкладыш.

Нормативная база, в которой прописаны правила и образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2019, представлена несколькими документами:

  • Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (определена форма);
  • Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (порядок оформления);
  • Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (обеспечение работодателей бланками).
Читайте так же:  Езда с перевернутыми номерами

Когда выдают

Трудовая — это самодостаточный документ, а вот вкладыш без нее недействителен. О необходимости выдать его сигнализирует ряд событий:

  • отсутствие места для внесения новых сведений на разворотах о работе;
  • потребность продолжать хронологическую фиксацию событий в работе человека.

В 2019 году цена вкладыша в трудовую книжку составляет около 200 рублей. Примерно столько же стоит и бланк трудкнижки.

Постановление Правительства № 225 в п. 38 обязывает работодателя при условии заполнения всех позиций одного из разделов книжки вшить документ. На нанимателя возложена ответственность (п. 45 Правил Постановления 225) за организацию работы в части:

Законодатель не обязывает сотрудника оформлять заявление о предоставлении документа. Ст. 65 ТК РФ предусматривает подобное обращение только для оформления нового экземпляра трудкнижки в случае потери, повреждения или отсутствия.

Работодатель вправе потребовать от сотрудника заявление с просьбой выдать документ, если:

  1. Локальный нормативный акт организации предусматривает заявление как документ, который подтверждает выдачу и использование бланка, — п. 42 Правил к Постановлению Правительства 225. В этом варианте заявление становится обоснованием для выдачи вкладыша сотруднику.
  2. Потребность обосновать способ оплаты расходов на покупку. Пункт 47 Правил дает возможность работодателю получить с сотрудника плату за приобретение бланка, то есть стоимость фактически удерживается из зарплаты (кроме случаев массовой утраты или порчи в процессе оформления, п. 34, 48 Правил).

Кто оформляет

Законодатели четко определили, кто покупает вкладыш в трудовую книжку, — это зона ответственности работодателя. Изготавливают бланки в объединении «Гознак» Минфина РФ. Работодатель заключает со специализированными организациями (юрлица или ИП, отвечающие требованиям Приказа Минфина РФ № 117) договор на покупку. Информация о купленной партии включается в книгу фиксации прихода и расхода, в том числе номер и серия. Применение неоприходованных документов не разрешено.

Как оформить

Инструкция и образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку 2019, несложные. Он заполняется аналогично правилам, установленным для трудовой книжки.

Титульный лист содержит следующую информацию:

  • Ф.И.О. сотрудника (полностью, как в паспорте на день внесения сведений);
  • дату рождения;
  • образование и специальность;
  • дату оформления;
  • личную подпись сотрудника;
  • подпись лица, оформляющего бланк, и печать (если она используется в организации).

Документ о профессиональной деятельности и титульный лист содержат идентичную информацию. Дата оформления должна совпадать с фактической. Она совпадает с датой первой внесенной записи.

На титульном листе ставится печать той организации, которая оформила бланк. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году в развороте для информации о работе содержит данные, фиксирующие:

  • номер записи по порядку — в 1-ую графу;
  • дату внесения записи — во 2-ую;
  • сведения о работе — в 3-ю;
  • данные о распорядительном акте, являющемся основанием, — в 4-ую.

Нумерация записей каждого раздела имеет сквозной характер, то есть является продолжением соответствующих разделов (п. 11, 18 Правил Постановления 225). Например, раздел с информацией о работе заканчивается записью № 17, тогда во вкладыше в аналогичном разделе нумерация записей должна начаться с № 18.

Бланк — документ строгой отчетности, данные подлежащего уничтожению документа (его номер) вносятся в журнал учета. Нельзя допускать исправления или помарки (п. 30 Постановления 225). Если таковые есть, бланк считают испорченным. Необходимо уничтожить его и оформить новый.

Закон четко определил, можно ли иметь две трудовые книжки, — нельзя. А предельное число вкладышей, которые можно оформить, не установлено. Если есть потребность, вшивают 2-ой, 3-ий и т. д., не забыв поставить штамп о его предоставлении с указанием номера и серии.

Как сделать отметку

Правила, определяющие порядок ведения и хранения (Постановление 225), обязывают работодателя вносить в книжки отметку об имеющемся дополнении. Для этого т ребуется проштамповать бланк и обязательно указать номер и серию вкладыша. Место для расположения записи не зафиксировано. Вариантами оформления являются:

  • верхний правый угол титульного листа;
  • внутренняя сторона ее обложки;
  • финальная страница раздела «Сведения о работе».

Правильно оформленный образец записи «Выдан вкладыш в трудовую книжку» выглядит так:

Вкладыш не следует хранить отдельно от трудовой. В этом случае он становится недействительным. Поэтому его вшивают в трудкнижку . Инструкция, как вшить вкладыш в трудовую книжку, законодательно не регулируется, но подклеивать, крепить скрепками не разрешено. Рекомендуется шить, используя иголку и плотную нить.

Некоторые сотрудники кадровых служб вшивают в середину трудовой — этот вариант нельзя причислить к удобным, так как он разделяет записи. Для единообразия сведений рекомендуется подшивать бланк в конце документа о профессиональной деятельности. Если экземпляров несколько, каждый следующий пришивается после окончания предшествующего.

Частые ошибки при оформлении

Видео (кликните для воспроизведения).

Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений непосредственно в книжку. С ледуйте привычным правилам. И обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:

  • некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый;
  • ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Чтобы отметку сделать правильно, используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку;
  • нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника);
  • оторвана обложка;
  • исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа;
  • вклеивание;
  • записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными);
  • отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.

Источники


  1. Правоведение. — М.: Норма, Инфра-М, 2013. — 432 c.

  2. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Под редакцией И.Л. Трунова. — М.: Юрайт, 2016. — 528 c.

  3. Миронов, Иван Борисович Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Миронов Иван Борисович. — М.: Книжный мир, 2015. — 216 c.
Вкладыш в трудовую книжку как оформить образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here