Порядок использования корпоративных карт

Важная информация в статье: "Порядок использования корпоративных карт" с профессиональной точки зрения. Все вопросы можно задавать дежурному специалисту.

Корпоративная карта — универсальный инструмент

Организация имеет корпоративную банковскую карту, которую использует в основном для оплаты бензина, приобретаемого на АЗС, и товаров, покупаемых для собственных нужд в магазинах розничной торговли.

В Положении о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами сказано, что оно «определяет порядок проведения расчетов за товары и услуги с использованием корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами на предприятиях торговли и сервиса на территории Республики Узбекистан». Поэтому у некоторых сотрудников контролирующих структур сложилось мнение, что корпоративной картой можно оплачивать товары и услуги, приобретаемые только в розничной торговле. А для расчетов за товары, приобретаемые для собственных нужд у предприятий-производителей или оптовых поставщиков, необходимо использовать платежные поручения.

Насколько соответствует законодательству данное утверждение? Можно ли производить оплату производителям товаров (работ, услуг) и оптовым поставщикам с помощью корпоративной карты?

– Корпоративную банковскую карту правомерно использовать не только при осуществлении расчетов в розничной торговле и сфере розничных услуг, но и для оплаты продукции, приобретаемой у производителей, и товаров, приобретаемых у предприятий оптовой торговли. Данный порядок расчетов также применим при оплате хозяйствующим субъектам выполненных ими любых работ (оказанных услуг).

В соответствии с подпунктом «в» пунк­та 1 Положения о порядке использования корпоративных банковских карт в нацио­нальной валюте юридическими лицами 1 (далее – Положение N 1470) под «предприятием торговли и сервиса» понимается юридическое лицо (или индивидуальный предприниматель), реализующее продукцию, выполняющее работу или оказывающее услуги, которое в соответствии с подписанным им соглашением с банком-эквайром несет обязательства по приему платежей за товары (работы или услуги), осуществленных с использованием корпоративных банковских карт. При этом данное понятие «предприятие торговли и сервиса» используется только в целях применения данного Положения (пункт 1 Положения N 1470) и не является универсальной дефиницией.

Согласно пункту 84 Положения о безналичных расчетах в Республике Узбекистан 2 пластиковые карточки применяются при безналичных расчетах между физическими лицами, юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, с одной стороны, и юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, реализующими продукцию, выполняющими работу или оказывающими услуги (в целях применения данного Положения последние также именуются «предприятиями торговли или сервиса», и это понятие также не является универсальной определяющей юридической единицей).

Таким образом, на основании изложенного держатели корпоративных банковских карт в национальной валюте, согласно пункту 6 Положения N 1470, вправе осуществлять с их использованием безналичные платежи в установленном порядке в отношении любых организаций и индивидуальных предпринимателей, заключивших соглашения с банками о приеме платежей, осуществляемых посредством карт данного типа, и имеющих соответствующие терминалы, для оплаты расходов, предусмотренных Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) и о порядке формирования финансовых результатов 3 .

Артем МОКШИН,

руководитель экспертной юридической службы «Norma».

1 Утверждено постановлением правления ЦБ, зарегистрированным МЮ 18.04.2005 г. N 1470.

2 В редакции, утвержденной постановлением правления ЦБ, зарегистрированным МЮ 15.04.2002 г. N 1122.

3 Утверждено Постановлением КМ от 5.02.1999 г. N 54.

Раздаем корпоративные карты

? Наша компания хочет сделать несколько корпоративных банковских карт на разных работников для удовлетворения служебных нужд фирмы. Есть ли какие-нибудь правила по использованию сотрудниками корпоративных карт в организации?

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо:

— разработать положение о порядке использования корпоративных карт;

— утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в организации;

— ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке;

— организовать в организации учет приема и выдачи корпоративных банковских карт.

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников организации, которые по долгу службы так или иначе участвуют в этом процессе. Составить данный документ поможет электронная справочная система «Юрист предприятия».

В Положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

— перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте;

— лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

— срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

— порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

— срок, в течение которого работник должен представить в организацию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Положением о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (от 18.04.2005 г. № 1470) установлен 10-дневный срок;

— примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к Положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

— требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

— порядок действий при утрате карты;

— виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт организация подает в банк утвержденный руководителем список сотрудников организации, имеющих право использовать карты.

Если руководитель организации решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Составляя список, имейте в виду, что он не может полностью дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности, выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт.

Читайте так же:  Изменение ндс в контракте 44 фз

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотрудникам для выполнения определенного задания − оплаты командировочных, представительских или других расходов. С подробными разъяснениями по указанным расходам можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия».

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

— сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

— уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты.

Обратите внимание: организация вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

Если неименная корпоративная карта не возвращена в срок, лицо, уполномоченное контролировать ее движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Как отчитаться за потраченные деньги

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте установлен Положением о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (от 18.04.2005 г. № 1470).

Елена ЕРМОХИНА,

наш эксперт-юрист.

14 . 06.11 Корпоративные банковские карты в бухгалтерском учете

Итак, разберемся в вопросе, что такое корпоративная банковская карта и какие плюсы или минусы она обеспечивает работникам компании.

В первую очередь вспомним, что банковская пластиковая карта – это именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта ничем в этом плане не отличается от других. Она так же открывается на конкретное физическое лицо. Но ее особенностью является то, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одним отличием корпоративных карт от прочих является то, что сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.

Для оформления корпоративной карты необходимо:

1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.

2. Приложить к договору:

  • список сотрудников предприятия, которые будут пользоваться картами;
  • заявления сотрудников на выпуск карт;
  • доверенности от предприятия на сотрудников – держателей карт.

3. Представить в банк документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета.

Есть из чего выбрать

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт:

  • расчетную карту. Предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;
  • кредитную карту. Расчеты по ней осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.

С помощью корпоративной карты сотрудники могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны. Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.

Учет расчетов с банком.

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выдаваемый банком реестр платежей, или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей, или электронного журнала из единого расчетного центра. Впоследствии эти документы могут быть получены фирмой.

При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия.

Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

– перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного)счета.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается следующим образом:

Дебет 91 Кредит 55

– оплачены услуги банка.

Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых финансовым учреждением. Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка, например «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет – платежный лимит».

Читайте так же:  Возврат мебели по закону

Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты необязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Когда каждой расчетной карте соответствует отдельный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт. При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности (ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»).

Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующим образом:

Дебет 55 Кредит 91

– отражена сумма положительной курсовой разницы;

Дебет 91 Кредит 55

– отражена сумма отрицательной курсовой разницы.

Если организация заключила договор на выпуск кредитных корпоративных карт, то в учете будут сделаны следующие операции:

Дебет 55 Кредит 66

– сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;

Дебет 91- 2 Кредит 66

– начислены проценты по кредиту (проводка делается периодически, в сроки, установленные договором для оплаты процентов. – Примечание автора);

Дебет 66 Кредит 51

– перечислены проценты по кредиту;

Дебет 10 Кредит 55

– оприходованы ТМЦ (в случае, если средства с корпоративной карты были потрачены на приобретение ТМЦ. – Примечание автора).

. и с сотрудниками компании

Корпоративная карта – это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках.

Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Считается, что списанные со счета средства выданы под отчет сотруднику организации. В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации получает документы, подтверждающие расходы, произведенные по карте. Таким документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Дебет 73 Кредит 55

– отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью, то последний обязан их возместить.

Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 73

– внесение работником наличных средств для возмещения расходов;

Дебет 70 Кредит 73

– удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.

Корпоративные карты и налоги

При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5000 рублей по статье 118 НК РФ.

Федеральная налоговая служба всегда придерживалась такой позиции. И недавно с ней согласился Президиум ВАС РФ. В своем постановлении от 21 сентября 2010 г. № 2942/10 судьи подтвердили, что если компания несвоевременно направила в налоговую инспекцию уведомление об открытии бизнес-счета, то штраф за такое нарушение правомерен.

Если компания оформила для своих сотрудников кредитные корпоративные карты, необходимо не забыть про налоговый учет процентов за пользование данными кредитными средствами. В налоговом учете предельная величина процентов, признаваемых расходом, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, принимается в следующем размере (ст. 269 НК РФ):

  • равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях;
  • равной 15 процентам – по долговым обязательствам в иностранной валюте.

Валютные корпоративные карты влекут за собой дополнительные операции в целях налогообложения – разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России, учитываются при налогообложении прибыли. Они отражаются на дату продажи (покупки) валюты (пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) и учитываются в составе внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) либо доходов (п.2 ст. 250 НК РФ). Данные курсовые разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей.

Корпоративная карта: как правильно выдать и использовать

Статьи по теме

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

О том, по каким правилам выдавать деньги под отчет в 2015 году читайте в статьях:

Читайте так же:  Гарантийное обеспечение банковской гарантии

Деньги под отчет: как потратить и отчитаться

Расчеты с подотчетными лицами в 2015 году

Чтобы выдать работникам корпоративную карту нужно:

  • разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
  • утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
  • ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
  • прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Положение о порядке использования корпоративных карт

Представляет собой руководство для всех сотрудников компании, которые пользуются этими картами.

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
  • порядок действий при утрате карты;
  • виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
Таблица Перечень операций по карте
Видео (кликните для воспроизведения).

Вид операции

Цель расходов

Территория

РФ

за пределами РФ

Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты

Хозяйственная деятельность компании

Командировочные и представительские расходы

Безналичный расчет в рублях корпоративной картой

Хозяйственная деятельность компании

Командировочные и представительские расходы

Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты

Хозяйственная деятельность компании

Командировочные и представительские расходы

Безналичный расчет в валюте корпоративной картой

Хозяйственная деятельность компании

Командировочные и представительские расходы

Вместо положения о порядке использования корпоративных карт можно оформить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов.

Корпоративная карта: кому можно выдавать

Использовать именные корпоративные карты могут только сотрудники, на которых эти карты оформлены. То есть: чтобы оформить карту компании нужно подать в банк утвержденный руководителем список работников, которые могут пользоваться корпоративной картой.

Чтобы использовать в фирме неименные корпоративные карты, нужно издать приказ об утверждении списка должностей, на которых можно использовать неименные корпоративные карты.

Как выдать корпоративную карту

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на самих работников при условии соблюдения ими требований безопасности.

Все неименные корпоративные карты лучше хранить в сейфе. Чтобы эта карта не попала в руки тому, кому не нужно. Выдавать карту лучше по заявлению. Хотя в законодательстве этого нигде не прописано.

На какой срок выдать корпоративную карту

Корпоративные карты выдаются на срок, который определен положением. Выдать карту на более долгий срок можно только на основании распоряжении руководителя.

Как составить авансовый отчет

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт.

Авансовый отчет по деньгам с карты работник может заполнить по унифицированной форме № АО-1. Или же разработать авансовый отчет самостоятельно.

Обратите внимание! Составляя авансовый отчет по расходованию денежных средств с корпоративной карты, работник должен приложить документы, подтверждающие его траты (чеки, квитанции и т.п.). Даже если подотчетник снял наличные с карты, помимо квитанции о снятии этих денег нужно приложить документы, подтверждающие оплату товаров (работ, услуг).

О корпоративных банковских картах для работников

Кроме зарплатных банковских карт работодатели вправе выдавать своим работникам корпоративные банковские карты для командировочных, представительских и хозяйственных расходов.

Использование таких карт упрощает выдачу подотчетных сумм, но требует регламентации и соблюдения определенных не сложных правил.

  • Корпоративная карта – это банковская карта, привязанная к расчетному счету или специальному карточному счету организации или ИП для оплаты представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств и по своей сути представляет собой альтернативу чековой книжке и аналог денежных средств, выданных под авансовый отчет.
    Может быть как дебетовой, так и кредитной.

Корпоративная карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат пособий.

В отличие от зарплатной банковской карты, владелец которой может выбирать банк для перечисления зарплаты, корпоративная банковская карта привязана только к обслуживающему организацию или ИП банку и держатель такой карты не является ее владельцем, а пользуется такой картой по доверенности от организации (или ИП).

Корпоративные банковские карты могут быть как именными, так и неименными.

Неименные — выпускаются на организацию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Именные корпоративные карты выпускаются на конкретных работников организации или ИП.

Чтобы сразу исключить несанкционированный доступ третьих лиц к корпоративной карте, нужно ознакомить работников под роспись с обязанностями бережно и внимательно использовать корпоративную карту и не разглашать информацию о пин-коде третьим лицам.

Читайте так же:  Нормы давления воды в многоквартирном доме

Для ИП и организаций, относящихся к категории микропредприятий, обычно заказывается одна корпоративная карта, привязанная к расчетному счету, на имя самого ИП или руководителя организации.

Но встречаются случаи, когда ИП или руководитель организации готовы делегировать своим работникам возможность распоряжения денежными средствами в ограниченном размере на необходимые покупки, чтобы лишний раз себя не утруждать или когда деятельность ИП или организации предполагает частые командировки работников.

В этом случае предпочтительным вариантом является открытие к расчетному специального карточного счета или установление лимитов по корпоративным картам.

(Если корпоративная карта привязана к расчетному счету, то держатель корпоративной карты, если это не сам ИП или руководитель организации, имеет открытый доступ к денежным средствам организации или ИП. Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

При использовании специального карточного счета средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег. Такой вариант всегда более предпочтителен именно для организаций. А для ИП подойдет вариант привязки корпоративной карты к расчетному счету.)

Если мы готовы выдать именные корпоративные карты работникам, нам потребуется завести журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт.

    Далее нам потребуется:
  • установить ежемесячный лимит по корпоративной карте;
  • определить период зачисления денежных средств на карту;
  • определить все возможные разрешенные операции по карте;
  • закрепить обязанность работников представлять авансовые отчеты по карточным расходам;
  • определить сроки представления авансовых отчетов по карточным расходам.

Определившись по этим вопросам, можно оформить локальное положение (или приказ) об использовании корпоративных банковских карт работниками ИП или организации

В локальном положении желательно прописать также прямой запрет на обналичивание денежных средств с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков.

Денежные средства, списанные по карте, считаются выданными под авансовый отчет со дня оплаты расходов по карте.

Следовательно, работники, осуществившие расходные операции по корпоративной карте, обязаны представить авансовый отчет с приложением оправдательных первичных учетных документов.

Такими документами могут быть: оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и иные документы, фиксирующие факты совершения операций с использованием корпоративной карты, а также счета за проживание, билеты, квитанции, чеки и другие документы.

    Сроки представления авансовых отчетов по расходам с корпоративной карты могут быть следующими:
  • по командировочным расходам — в течение 3-х рабочих дней с даты окончания командировки;
  • по иным расходам — в течение одного календарного месяца с даты совершения оплаты по корпоративной карте.

При использовании корпоративных карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег под авансовый отчет. Из цепочки документооборота исключаются также расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно было бы оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными.

При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный Указанием Центрального банка России для расчетов наличными в рамках одного договора. В организации или у ИП может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.

Раздаем корпоративные карты

? Наша компания хочет сделать несколько корпоративных банковских карт на разных работников для удовлетворения служебных нужд фирмы. Есть ли какие-нибудь правила по использованию сотрудниками корпоративных карт в организации?

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо:

— разработать положение о порядке использования корпоративных карт;

— утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в организации;

— ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке;

— организовать в организации учет приема и выдачи корпоративных банковских карт.

Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников организации, которые по долгу службы так или иначе участвуют в этом процессе. Составить данный документ поможет электронная справочная система «Юрист предприятия».

В Положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

— перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте;

— лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

— срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

— порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

— срок, в течение которого работник должен представить в организацию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Положением о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (от 18.04.2005 г. № 1470) установлен 10-дневный срок;

— примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к Положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

— требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

— порядок действий при утрате карты;

— виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт организация подает в банк утвержденный руководителем список сотрудников организации, имеющих право использовать карты.

Если руководитель организации решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Составляя список, имейте в виду, что он не может полностью дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности, выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Читайте так же:  Правовое положение индивидуального предпринимателя (ип)

Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотрудникам для выполнения определенного задания − оплаты командировочных, представительских или других расходов. С подробными разъяснениями по указанным расходам можно ознакомиться в ЭСС «Практическая бухгалтерия».

Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

— сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

— уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты.

Обратите внимание: организация вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

Если неименная корпоративная карта не возвращена в срок, лицо, уполномоченное контролировать ее движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

Журнал учета движения корпоративных карт

Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

Как отчитаться за потраченные деньги

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте установлен Положением о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами (от 18.04.2005 г. № 1470).

Елена ЕРМОХИНА,

наш эксперт-юрист.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Приложение N 2
к положению от _______ N __

КОММЕНТАРИЙ

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Видео (кликните для воспроизведения).

Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред. от 12.11.2012).

Источники


  1. Марченко, М.Н. Теория государства и права / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, Велби; Издание 2-е, 2003. — 637 c.

  2. Мазарчук, Д. В. Общая теория государства и права. Ответы на экзаменационные вопросы / Д.В. Мазарчук, Н.А. Глыбовская. — М.: ТетраСистемс, 2011. — 144 c.

  3. ашов, А. И. Правоведение. Учебник для вузов / А.И. Балашов, Г.П. Рудаков. — М.: Питер, 2015. — 544 c.
Порядок использования корпоративных карт
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here