Опись 1 дел постоянного хранения образец

Важная информация в статье: "Опись 1 дел постоянного хранения образец" с профессиональной точки зрения. Все вопросы можно задавать дежурному специалисту.

Приложение N 14. Опись дел постоянного хранения

Приложение N 14
к пп. 3.6, 5.5 Правил

>
N 15. Опись дел по личному составу
Содержание
Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Опись дел постоянного хранения – образец составления

В архиве организации должна иметься опись дел постоянного хранения, которую составляют на основе сдаточных описей структурных подразделений, в соответствии с которыми дела сдавались в архив. На самом деле при составлении описей их принято сразу же подразделять по срокам хранения: временного (более 10 лет) и постоянного. Это касается как дел по личному составу, так и специфических видов дел, которые характерны лишь для конкретных типов предприятий (например, налоговые отчеты индивидуальных предпринимателей или научные отчеты и другие подобные документы). В данной статье мы подробно рассмотрим порядок создания описи дел постоянного хранения. В конце этой публикации вы также найдете образец оформления такого документа.

Описи предназначены для ведения учета и оперативного поиска архивных дел. Таким образом, архивная опись, по сути, представляет собой справочник, в котором систематизированы включенные в нее единицы хранения, то есть дела. После того как заканчивается научно-техническая обработка дел (то есть их систематизация и подшивка в твердую обложку) составляют опись постоянно хранения. Для составления описи используется установленная форма, образец которой вы сможете найти в нашей статье, он полностью соответствует форме, регламентируемой нормативными актами.

Правила составления описи дел постоянного хранения

В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с отметкой «ЭПК». Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также перечни с указанием сроков хранения. Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.

Нумерация дел в описи ведется на протяжении нескольких лет. По прошествии времени допускается включать дополнительные дела (обнаруженные впоследствии) в годовой раздел описи, который уже был полностью оформлен. Это делается при помощи литерных номеров (например, 27а).

Каждая графа описи заполняется на основании информации, содержащейся на обложке дел. У каждого дела должен быть свой собственный номер. Если по факту вы получили сразу несколько томов, то каждый том должен быть внесен под своим новым номером.

Как правило, опись дел не допускает повторения одинаковых заголовков. Сначала воспроизводят полный вариант заголовка (вверху каждого листа). Если же заголовок содержит повторение, то часть заголовка должна быть заменена на фразу «То же».

Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).

На практике к описи постоянного хранения обычно составляют предисловие, которое содержит информацию об основных функциях и структуре компании, все они относятся ко времени упорядоченных документов. Сюда также входят основные категории дел, попавшие в опись, особенности формирования описи и другая информация. Предисловие должно быть подписано его составителем, а также сотрудником, несущим ответственность за архив.

Если имеется необходимость, то можно составить оглавление (обычно это делают при наличии большого числа подразделений) или же список сокращений (применяется в том случае, если в описи использовались термины, выходящие за пределы общеупотребительных слов).

Предприятиям, которые осуществляют передачу своей документации на муниципальное или государственное хранение, необходимо подготовить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Остальным же организациям на практике бывает достаточно одного-двух экземпляров.

Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения производится следующим образом:

  • опись подписывается ее составителем и ответственным за архив сотрудником;
  • экспертная комиссия предприятия рассматривает опись (по ссылке вы сможете найти образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • организациям, являющимся источниками формирования государственных или муниципальных архивов, необходимо предоставить опись на рассмотрение в соответствующий архив;
  • происходит утверждение руководителем предприятия.

После того как годовой раздел описи будет утвержден, вносить те или иные изменения можно только после того, как будет принято ЭПК касательно этого решения. В данном случае речь идет об организациях, которые впоследствии отправляют свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Опись 1 дел постоянного хранения образец

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Читайте так же:  Cтоимость независимой экспертизы автомобиля

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу – учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций. Она включает в себя:

наименование организации
номер фонда
индекс дела
заголовок дела
дата дела
число листов в деле
примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
личные дела;
карточки по учету личного состава;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные личные подлинные документы уволенных работников (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Правила заполнения описи дел по личному составу

Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивается. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если в компании несколько архивных фондов, например, она хранит документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Номер дела по описи

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Как составить опись документов

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые Правила работы архивов. Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).

Школа Отличного секретаря:

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

  • опись дел постоянного хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • опись электронных дел, документов постоянного хранения;
  • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая сдаточная опись. Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль акта приема-передачи. Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения, то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

  • разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
  • разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
  • отдельно выделить дела по личному составу.
Читайте так же:  Открытие акционерного общества (ао)

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: предисловие к описи дел, титульный лист, возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск). Хранение электронных документов подробно рассматривается в статье по ссылке.

Опись 1 дел постоянного хранения образец

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

  • в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
  • в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Читайте так же:  Как выбрать оквэд для ип

Для определения сроков хранения используют:

  • номенклатуру дел за соответствующий год;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
  • ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

  • порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре;
  • заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
  • крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10:

02 – принятый номер отдела в организации;

сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок»)

Начальник отдела обеспечения

Видео (кликните для воспроизведения).

Комкова А.П. Комкова

Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем»

Январь–декабрь 2010 г.

Январь–декабрь 2010 г.

Январь–декабрь 2010 г.

Январь–декабрь 2010 г.

Январь–декабрь 2010 г.

Январь–декабрь 2010 г.

В данную опись внесено 6 (шесть) ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № 1 по № 7 , в том числе:

литерные номера: 2а ______

пропущенные номера: 5, 6

Непоседова Д.А. Непоседова

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости — список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

  • опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
  • представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
  • утверждает руководитель организации.
Читайте так же:  Диспозитивный характер регулирования отношений заключается

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

Открытое акционерное общество

Опись 1 дел постоянного хранения образец

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

от 28 декабря 2010 года N 63

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ

В целях полноценного формирования Архивного фонда Российской Федерации и единообразия при составлении описей на дела (наряды) постоянного хранения районных (городских) судов общей юрисдикции приказываю:

2. Приказ вступает в силу со дня его подписания.

приказом Управления судебного

приказом управления по делам

департамента в Краснодарском крае

архивов Краснодарского края

от 27.12.2010 N 557

от 28.12.2010 N 63

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ О ПОРЯДКЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСЕЙ НА ДЕЛА (НАРЯДЫ) РАЙОННЫХ И ГОРОДСКИХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

1. Общие положения

Сроки хранения для отбора нарядов и дел на муниципальное хранение определены Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 1 июня 2007 года N 70; Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы от 6 октября 2000 года.

2. Виды описей и состав дел, включаемых в описи

На все завершенные в делопроизводстве гражданские, уголовные дела, дела (наряды) общего делопроизводства и по личному составу составляются отдельные описи дел:

опись N 1 дел (нарядов) постоянного хранения общего делопроизводства;

опись N 1-уг уголовных дел (нарядов) постоянного хранения;

опись N 1-гр гражданских дел (нарядов) постоянного хранения;

опись N 2 подлинных приговоров, решений и постановлений суда;

опись N 1-с справочная опись дел постоянного хранения;

опись N 2-с опись дел временного хранения (свыше 10 лет);

опись N 1-л дел по личному составу.

В опись N 1 дел постоянного хранения общего делопроизводства (приложение N 1) вносятся следующие документы:

приказы и распоряжения председателя суда по основной деятельности (постоянно, ст. 326);

штатные расписания суда (постоянно, ст. 16);

положения об отделах (постоянно, ст. 16 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000);

протоколы служебных совещаний при председателе суда (постоянно, ст. 7);

годовые планы работы суда (постоянно, ст. 18);

годовые отчеты (обзоры, справки и документы к ним) о деятельности суда (постоянно, ст. 18);

переписка с Управлением Судебного департамента в Краснодарском крае, Краснодарским краевым судом по основной деятельности (5 лет ЭПК, ст. 9);

обзоры судебной практики по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях (постоянно, ст. 19);

документы (аналитические справки, обзоры) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан (постоянно, ст. 25);

годовые статистические отчеты о работе суда (по формам N 1, 2, 1-АП, 4, 1-а, 6-бмс, 7-бмс) (постоянно, ст. 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44), в заголовках дел следует указывать название и форму отчета;

копии приговоров по делам, рассмотренным судом первой инстанции (постоянно, ст. 181);

копии постановлений о направлении дел по подсудности (постоянно, ст. 314);

документы о чрезвычайных происшествиях в суде, связанных с материальным ущербом и человеческими жертвами (постоянно, ст. 346);

документы (справки, обзоры, информационные письма) о состоянии работы с кадрами в суде (постоянно, ст. 328);

годовые отчеты о составе и движении кадров (постоянно, ст. 329 а);

номенклатура дел суда (постоянно, ст. 237).

В опись N 1-уг уголовных дел постоянного хранения (приложение N 2) вносятся отобранные дела:

по тяжким и особо тяжким преступлениям (15 лет ЭПК, ст. 178, 177);

по преступлениям средней тяжести (10 лет ЭПК, ст. 179);

материалы о даче разрешения на проведение эксгумации (15 лет ЭПК, ст. 193).

В опись N 1-гр гражданских дел постоянного хранения (приложение N 3) вносятся дела:

об установлении отцовства, об оспаривании отцовства (материнства), отмене усыновления или удочерения, установлении факта признания отцовства (постоянно, ст. 65, 68, 146);

о праве собственности на землю, по спорам, связанным с проведением государственного земельного кадастра (постоянно, ст. 103, 120);

о защите интеллектуальной собственности (постоянно, ст. 123);

о праве наследования, о праве собственности на недвижимое имущество, об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов, владения и пользования недвижимым имуществом (постоянно, ст. 125, 126, 147, 148);

о реабилитации жертв политических репрессий, об установлении факта репрессии (постоянно, ст. 135, 159);

об установлении факта родственных отношений (постоянно, ст. 43);

об установлении факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти (постоянно, ст. 145);

о признании гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении умершим (постоянно, ст. 153);

о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния (постоянно, ст. 159).

В опись N 2 вносятся подлинные приговоры, решения суда и их копии с последующими определениями вышестоящих судов, изъятые из гражданских дел с истекшими сроками хранения. А также подлинники постановлений с последующими судебными актами вышестоящих судов, изъятые из дел об административных правонарушениях всех категорий с истекшими сроками хранения (ст. 163, 225, 236) (приложение N 4).

На дела постоянного хранения, не передающиеся на муниципальное хранение, составляется отдельная опись N 1-с дел постоянного хранения справочного характера (приложение N 5), включающая в себя дела со сроком хранения «постоянно в суде». Хранение дел об усыновлении (удочерении), об усыновлении (удочерении) иностранными гражданами осуществляется в соответствии с Законом РФ от 21 июля 1993 года N 5485 «О государственной тайне» и Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

На все дела временного (свыше 10 лет) хранения составляется отдельная опись (приложение 6).

В опись N 1-л дел по личному составу (приложение N 7) включаются:

приказы по личному составу (75 лет ЭПК, ст. 326 б);

личные дела работников аппарата суда (75 лет ЭПК, ст. 333);

личные карточки работников аппарата суда (75 лет ЭПК, ст. 334);

журнал регистрации трудовых договоров (75 лет ЭПК, ст. 332);

документы о чрезвычайных происшествиях в суде (75 лет ЭПК, ст. 346).

3. Составление и оформление описей дел

В годовой раздел описи дел (нарядов) включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности суда, а также заголовки дел временного хранения, имевших отметку «ЭПК». Отметка «ЭПК», проставленная в перечнях к некоторым категориям документов, означает, что такой документ может иметь научно-историческое значение и по результатам конкретного изучения передается на постоянное хранение или уничтожается после минования в нем практической надобности.

Дела вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел. Систематизация дел осуществляется в соответствии с хронологически структурной схемой, при которой разделами описи являются годы, а подразделами — названия структурных подразделений или тематика дел (нарядов) в соответствии с номенклатурой дел.

Читайте так же:  Коды платежей в бюджет

При составлении описи соблюдаются следующие требования.

Дела общего делопроизводства включаются в опись по дате заведения дела. Уголовные и гражданские дела включаются в опись по дате вынесения приговора или решения суда и систематизируются внутри года по номенклатуре дел и по номерам, присвоенным делам (нарядам) в суде. Подлинники судебных приговоров и решений, изъятые из дел с истекшим сроком хранения, включаются в опись по начальной дате.

Каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным номером.

Каждая опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 9999 (девять тысяч девятьсот девяносто девять) единиц хранения по согласованию с соответствующим архивным учреждением. Номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года.

При заполнении графы «Индексы дел (нарядов)» указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по сводной номенклатуре дел.

Графа «Заголовки дел (нарядов)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда), заголовок с обложки переносится без изменений и сокращений. Если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается заголовок дела (наряда) с обложки, затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

В графе «Дата дела» указываются крайние даты дел. Для дел общего делопроизводства, таких как приказы, протоколы служебных совещаний, переписка — это будут даты первого и последнего документа в деле. Для уголовных и гражданских дел — дата поступления дела в суд и дата вынесения решения или приговора. Дела общего делопроизводства, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела.

Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях состояния дел.

К описи составляется научно-справочный аппарат — титульный лист, список сокращенных слов, предисловие, алфавитный указатель.

На титульном листе (приложение N 8) указываются:

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия архива, в котором будут постоянно храниться дела суда.

При наличии в описи сокращений составляется список сокращенных слов, в который вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также все сокращенные обозначения названий учреждений, организаций и предприятий, кроме хорошо известных. В списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тире дается их полное обозначение.

Ко всем описям дел суда составляются отдельные предисловия. В предисловии излагаются сведения о подчиненности суда, основных направлениях деятельности и структуре суда за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел описи; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел; наличие справочного аппарата к разделу; основные принципы его составления. В предисловии указываются сведения о качественном и количественном составе документов других описей дел за данный период.

Если опись составляется впервые, в предисловии излагаются история суда — исторические условия, в которых был образован и действовал суд, дата его образования со ссылкой на законодательные акты, даты его реорганизации.

Для быстрого поиска необходимой информации к описям на гражданские и уголовные дела после заверительной надписи прилагается алфавитный указатель на осужденных и истцов (приложение N 9) с полным наименованием фамилии, имени, отчества. Чтобы найти в описи дело (наряд) на конкретное лицо, необходимо отыскать данное лицо в алфавитном указателе и по номеру, проставленному после его фамилии, который соответствует порядковому номеру, под которым это производство значится в описи, найти интересующее дело (наряд).

К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указывается количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

Годовые разделы описей дел постоянного хранения общего делопроизводства и судебных дел составляются в 4 экземплярах и после согласования с экспертной комиссией (ЭК) суда представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Краснодарского края не позднее чем через 3 года после окончания дела (наряда) в делопроизводстве.

Порядок составления описи дел по личному составу аналогичен порядку составления описи дел постоянного хранения. Заголовки дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в соответствии с номенклатурой дел. Личные дела и карточки (ф. Т-2) вносятся в раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено дело, и систематизируются по алфавиту. Годовой раздел описи дел по личному составу составляется в 3 экземплярах и после согласования экспертной комиссией (ЭК) суда представляется на согласование в муниципальный архив.

После утверждения годовых разделов описей ЭПК управления по делам архивов Краснодарского края они утверждаются председателем суда, затем первые экземпляры годовых разделов в качестве контрольного передаются в муниципальный архив, остальные остаются в суде.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 10) производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

В опись N 1-с дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются дела (наряды) временного хранения, отложившиеся в деятельности суда. Порядок внесения заголовков дел в данную опись аналогичен порядку составления описей дел постоянного хранения. Систематизация заголовков дел соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. Годовой раздел описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и согласовывается ЭК суда, а затем утверждается председателем суда.

Передаче на хранение в муниципальные архивы подлежат:

дела общего делопроизводства постоянного срока хранения — по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда;

судебные дела постоянного срока хранения — по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда.

Вместе с делами (нарядами) в муниципальный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.

Видео (кликните для воспроизведения).

Архив суда ежегодно (по состоянию на 1 декабря текущего года) представляет в архивное учреждение паспорт архива (приложение N 11).

Источники


  1. Чайковская, Ольга Закон и человеческое сердце / Ольга Чайковская. — М.: Московский рабочий, 2016. — 152 c.

  2. Беспалов, Ю. Ф. Гражданский иск в уголовном судопроизводстве. Учебно-практическое пособие: моногр. / Ю.Ф. Беспалов, Д.В. Гордеюк. — М.: Проспект, 2015. — 176 c.

  3. Акционерные общества в России. Словарь-справочник от А до Я. — М.: Дело и сервис, 2008. — 400 c.
  4. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.
Опись 1 дел постоянного хранения образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here