Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Важная информация в статье: "Должностные обязанности секретаря делопроизводителя" с профессиональной точки зрения. Все вопросы можно задавать дежурному специалисту.

Обязанности секретаря делопроизводителя

Как и каждая работа, профессия секретаря-делопроизводителя имеет свою должностную инструкцию. Документ может меняться в зависимости от компании (предприятия) и специфики деятельности.

Инструкция содержит такие основные положения, как необходимое образование, опыт работы, и специальные знания и умения, которыми должен обладать работник.

Инструкция также включает в себя перечень прав и обязанностей секретаря, описывает иерархию компании, указывая, кому непосредственно подчиняется секретарь, и кто находится в его подчинении.

Пункт об ответственности тоже прописан в инструкции.

Основные обязанности

  • Секретарь принимает посетителей, фиксирует их и организовывает встречу с руководителем.
  • Принимать и осуществлять телефонные звонки.
  • Отправлять и принимать документы в электронном виде.
  • Вести делопроизводство.
  • Совершать предварительное планирование рабочего дня руководителя.
  • Организовывать совещания.
  • Бронировать билеты и гостиницы для руководителя и гостей/партнеров.
  • Следить за наличием канцелярии в офисе.
  • Выполнять прочие поручения руководства, связанные с работой.
  • В некоторых случаях от секретаря требуют знания иностранных языков для ведения деловой переписки.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Требования, представленные ниже, не всегда являются обязательными и могут обсуждаться:

  • Образование: высшее (экономика, документоведение).
  • Владение ПК на уровне продвинутого пользователя.
  • Владение офисной техникой.
  • Высокий уровень коммуникативных навыков.
  • Желательный опыт работы более 12 месяцев.
  • Внимательность и аккуратность в ведении дел.
  • Усидчивость и стрессоустойчивость.

Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Следует упомянуть, что должностная инструкция секретаря не регламентируется официальным законодательством. Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником. Целью такого документа является определение служебных обязанностей сотрудника.

Каковы права и обязанности работника?

Права секретаря-делопроизводителя:

  • Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
  • Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
  • Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
  • Иметь комфортные условия работы и отдыха.
  • Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.
    Обязанности:
  • Ведение деловой документации.
  • Организация встреч руководителя.
  • Прием телефонных звонков и посетителей.
  • Решение конфликтных ситуаций.
  • Прием и отправка почты.
  • Поддержание жизнеспособности офиса.

Необходимые пункты

Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.

Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.

Содержание работы

Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.

Эта должность включает в себя:

  • Контроль базы документации, архива.
  • Регистрацию контактов и посетителей.
  • Распределение дел на рабочий день.
  • Работа с оргтехникой.
  • Прием звонков.

Требования к знаниям и умениям

Обязанности секретаря-делопроизводителя отличаются от тех, которые возлагают на рядового работника офиса, просто принимающего звонки и варящего кофе.

Такая должность требует внимательности, организованности, и ряда профессиональных и личных качеств.

Знания, необходимые секретарю:

  • Право: трудовое, административное.
  • Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
  • Систему иерархии власти в своем регионе.
  • Принципы работы в заданной области.
  • Структуру работы, ее организацию.
  • Основы управления труда.
  • Азы менеджмента.
  • Нормы выполнения каждого из видов задач.
  • Правила пользования техникой.
  • Основы коммуникативной психологии.
  • Порядок архивации.

Навыки и умения:

  • Осуществление эффективной работы офиса, распределять обязанности.
  • Планирование дел в соответствии загруженностью.
  • Своевременное продление сроков документации.
  • Организация выездных встреч и командировок.
  • Ведение информационного обеспечения офиса.
  • Ориентировка в периодике.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная)

Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.

Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

  1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
  2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
  3. Проверка и обработка корреспонденции.
  4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
  5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
  6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
  7. Разработка плана на следующий рабочий день.
  8. Доклад руководству о проделанной работе.
  9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
  10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.
  • Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
  • Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
  • Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.
Читайте так же:  Образец заявления в полицию по факту мошенничества

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Ответственность

Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:

  • За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
  • За игнорирование инструкций и приказов.
  • За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
  • За разглашение конфиденциальной информации.
  • За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

  1. Высокая скорость набора текста.
  2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
  3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
  4. Подготовка шаблонов документов.
  5. Требования к росту и весу.

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

  • Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
  • Не хамит и не раздражается.
  • Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
  • Не пользуется духами с резким ароматом.
  • Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Большинство документации разрабатывается секретарем, а утверждается руководителем. Если речь идет о филиале, то всю документацию должен утверждать непосредственно начальник сети.

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», нормативными документами по вопросам выполняемой работы методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

2. Должностные обязанности

Секретарь-делопроизводитель должен знать:

2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

2.3. Организацию делопроизводства;

2.4. Методы оформлении обработки документов;

2.5. Архивное дело;

2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;

2.8. Стандарты УСОРД;

2.9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.10. Основы этики и эстетики;

2.11. Правила делового общения;

2.12. Основы организации труда и управления;

2.13. Правила эксплуатации вычислительной техники;

2.14. Основы административного права и законодательства о труде;

2.15. Правила внутреннего трудового распорядка;

2.16. Правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемой менеджер по продаже несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

На секретаря возлагаются следующие функции:

3.1. Организация делопроизводства.

3.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

3.3. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

3.4. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию передает ее в соответствующие подразделение или конкретным исполнителем для использования в процессе работы или по подготовки ответов.

3.5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.

3.6. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директора, организует проведение телефонных переговоров директора.

3.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.

3.8. Обеспечивает рабочее место директора всеми необходимыми средствами организационной техники.

3.9. Организует прием посетителей.

3.10. Организует командировки директора.

3.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего директора.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомится с проектами решений директором организаций, касающимся его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Читайте так же:  Выполнение работ по найму

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5 . Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

4.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.

4.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5.1. Секретарь несет ответственность за невыполнение и несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

5.2. За не соблюдение действующих инструкций приказов и распоряжений по сохранению тайны и конфиденциальности информации.

5.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному генеральным директором.

6.2. Получает от директора информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

С инструкцией ознакомлена: __________________________________А.В. Сат

Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Должностные инструкции необходимы для:

  • распределения труда между персоналом предприятия;
  • повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
  • при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

Типовые инструкции создаются предприятий отдельных отраслей и их подразделений и служат исходным примером для разработки индивидуальных должностных инструкций конкретных сотрудников.

Видео (кликните для воспроизведения).

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

  1. Наименование организации;
  2. Вид документа;
  3. Номер, дата;
  4. Утверждение, согласование;
  5. Основной текст;
  6. Подписи составителей, визы ознакомления.

Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

  • Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
    (свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
  • Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
  • Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
  • Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.

Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.

Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции. В их числе:

  1. Общие положения
  2. Функции
  3. Должностные обязанности
  4. Права
  5. Ответственность
  6. Взаимоотношения (Связи по должности)

В разделе Общие положения содержатся:

  • общие сведения о штатной единице (секретарь делопроизводитель),
  • порядок назначения, замещения и освобождения от занимаемой должности (приказ руководителя),
  • квалификационные требования (образование, стаж, навыки – знание ПК, орг.техники),
  • основные нормативно-правовые документы, в соответствии с которыми сотрудник осуществляет свою деятельность (Устав, инструкции, положения, правила внутреннего распорядка, данная инструкция),
  • подчиненность (руководителю предприятия, начальнику отдела).

Функциями секретаря делопроизводителя считается выполнение вспомогательно-технических задач, облегчающих деятельность руководства предприятия. К ним относится:

  • документальное обеспечение руководителя (работа с корреспонденцией и внутренним документооборотом – прием, оформление, регистрация, контроль исполнения документов);
  • техническое обеспечение (организация совещаний, приема граждан и сотрудников, телефонные обслуживание и другое).

Раздел Должностные обязанности должен содержать более конкретные виды работ:

  1. по обработке входящей и исходящей корреспонденции;
  2. по организации регистрации, учету, хранению документации, передаче документов в соответствующие структуры;
  3. по контролю сроков исполнения документов, а так же их оформления.

Раздел Права регламентирует полномочия секретаря. В этом разделе оговаривается:

  • право работника на принятие самостоятельных решений (определить круг вопросов),
  • право согласования и/или подписания определенных видов документов,
  • право доступа к конфиденциальной информации,
  • право внесения рекомендаций, позволяющих усовершенствовать его деятельность, и так далее.
Читайте так же:  Документы для опеки при продаже квартиры

В разделе Ответственность на усмотрение работодателя может быть прописана общая формулировка о том, что сотрудник несет ответственность за невыполнение должностных обязанностей, законодательства РФ и внутренних нормативных документов. А может содержаться перечень конкретных взысканий по каждому пункту обязанностей.

Раздел Взаимоотношения (Связи по должности) не обязателен для отражения в инструкции, но очень упрощает организацию работы, так как определяет круг должностных лиц, с которыми делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности.

Должностная инструкция секретаря-референта

_________________ (ОАО «_______»)

Должностная инструкция секретаря-референта

3. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря-машинистки.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря-машинистки.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с ее профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Общества.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-референт обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Дополнительные должностные обязанности доступны в типовом бланке и образце должностной инструкции секретаря-референта вариант которой можно скачать из прикрепленного файла.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Профессия секретаря-делопроизводителя получила своё широкое распространение сравнительно недавно, однако специалисты данной области работы считаются высококвалифицированными и востребованными на рынке труда. И человек данной профессии может получить перспективы в карьерном плане и с точки зрения профессионального роста, в случае работы в больших компаниях, которые имеют целые службы секретариата.

Актуальность профессии

Однако необходимо отметить, что объемы работы достаточно велики, так как каждый день через руки делопроизводителя проходит огромное количество бумаг, требующих проведения аналитической работы и перенаправления адресату, в некоторых случаях требуются также навыки перевода с иностранного языка, и, конечно же, сопровождение деятельности предприятия в части определённых должностной инструкцией полномочий. Однако речь об этом пойдёт несколько позже.

Относительно возникновения профессии следует сказать о давних корнях её происхождения. Так, раньше функции делопроизводителя выполнялись писарями и секретарями, и только в конце прошлого столетия появилась такое наименование профессии, как секретарь-делопроизводитель. Были основаны факультеты в ВУЗах, обучение в которых предполагает получение соответствующего документа об образовании в качестве специалиста категории делопроизводства и архивного дела.

Умения и качества

Претендент на занимание данной должности должен обладать определёнными навыками и умениями, преимуществом в получении должности будет наличие профильного образования, однако это не носит обязательного характера.

Среди требований к претенденту следует выделить такие умения, как:
  • Проведение работы с документацией предприятия;
  • Знания основ делопроизводства;
  • Знания основ архивного дела.
  • Уверенное владение компьютером и офисными программами.
  • Знание и умение в пользовании орг. техникой.
  • При этом важно уметь не только пользоваться программным обеспечение и орг. техникой, но и уметь проводить мелки ремонт и организовывать серьёзный ремонт неполадок и ошибок системы.

Другие существенные навыки:

  • Знать содержание руководящих и нормативных документов, которые касаются ведения делопроизводства в компании, и уметь применять их на практике .
  • Владеть основными сведениями из Единой государственной системы делопроизводства.
  • Знать стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
  • Структуру организации и её подразделения.
  • Осуществлять контроль за прохождением служебной документации.
  • Знать положения законодательства о труде, а также быть ознакомленным с правилами внутреннего трудового распорядка.
  • Быть ознакомленным с правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Секретарь делопроизводитель в большинстве случаев является лицом фирмы, поэтому он должен уметь производить правильное впечатление на посетителей. Важно наличие навыков правильного корректного общения и умения избегать конфликтных ситуаций.

В большинстве случаев на эту должность претендует женская половина, однако в редких случаях ими могут быть и мужчины.

Среди прочего, делопроизводитель занимается организацией совещаний, оказывает помощь коллегам, организует график работы персонала и многое другое. Поэтому очень важно наличие опрятного внешнего вида и соответствие одежды внутреннему дрес-коду компании.

Каков круг обязанностей?

В обязанности входит следующее:
  • Проведение работы по приёму и регистрации поступающей корреспонденции (ведение журнала входящих и исходящих документов), применяя регистрационные карточки.
  • Компьютерная обработка поступающей корреспонденции в соответствии с требованиями руководства организации.
  • Передача документов сотрудникам для последующего исполнения.
  • Отслеживать порядок прохождения документов, осуществлять контроль за характером их исполнения.
  • Выдать справки по уже зарегистрированным документам.
  • Отправка на исполнение документации и корреспонденции адресатам.
  • Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции
  • Систематизировать и хранить документацию текущего архива.
  • Подготовка и сдача в архив организации документов, делопроизводство по которым закончено.
  • Обеспечение сохранности приходящей служебной документации.
Читайте так же:  Как оплатить коммунальные услуги через госуслуги

Какие полномочия вверяются?

К полномочиям данного сотрудника относят:

  • Принятие решений в целях обеспечения повседневной деятельности – по всем вопросам в границах компетенции.
  • Запрашивать информацию, необходимую в работе.
  • Подготавливать и предоставлять руководителю предложения по оптимизации своей работы.

Меры ответственности

Секретарь в некоторых случаях может нести ответственность за некоторые свои действия, среди которых:
  • Ненадлежащее или несоответствующее исполнение своих обязанностей.
  • За сохранность вверенных документов и баз данных.
  • За раскрытие коммерческой тайны третьи лицам.
  • За нарушение правил внутреннего трудового распорядка и дисциплины.

Меры ответственности указываются в должностной инструкции, в соответствии с нормами законов о труде в РФ.

Должностная инструкция

Этот документа надлежит составлять кадровыми служащими предприятия в произвольной форме, однако, опираясь на нормы законов о труде, и в соответствии с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37.

В тексте должностной инструкции необходимо сделать и описать такие разделы:

  • Трудовая функция работника (права и обязанности).
  • Определится с уровнем квалификационной подготовки, необходимым для выполнения поставленных задач.
  • Перечень необходимых знаний для успешного ведения работы.
  • Ответственность за несоблюдение положений инструкции.

Работника необходимо ознакомить с документом под роспись перед началом выполнения обязанностей.

О работе секретаря делопроизводителя смотрите в следующем видеоролике:

Работа в разных учреждениях

Работа секретаря-делопроизводителя сопряжена с выполнением разного рода зада, специфика которых отличается в зависимости от места работы и руководства. Можно работать в таких учреждениях, как ДОУ, школа, администрация, военная часть, МВД, больница.

Спектр обязанностей будет отличатся в связи с тем, что эти организации осуществляют разного рода деятельность, подчиняются в своей работе разным законам и имеют различные уставы.

Поэтому трудовая функция будет иметь отличия, однако общие требования к кандидату и основные навыки и умения для получения данной работы идентичны.

Видеолекция посвященная основам делопроизводства:

Должностная инструкция № 25 секретаря-делопроизводителя

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 7

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ № 25

01.09.2011 г. Узловая

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики по общеотраслевой профессии рабочего «секретарь», утвержденной постановлением Министерства труда Российской Федерации от 01.01.01 г. № 31.

1.2. Секретарь-делопроизводитель подчиняется директору школы.

1.3. Секретарь-делопроизводитель руководству­ется Уставом, приказами и указаниями общеобразовательного уч­реждения, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления докумен­тов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству, правилами внутреннего трудового распорядка общеобразова­тельного учреждения, настоящей должностной инструкцией.

Основное назначение должности секретаря-делопроизводителя – обеспечение делопроизводства школы.

3. Должностные обязанности

С целью улучшения документационного обеспечения общеоб­разовательного учреждения, секретарь-делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Обеспечивает учет, регистрацию, контроль исполнения поруче­ний руководства общеобразовательного учреждения, информаци­онно-справочное обслуживание по документам, их хранение.

3.2. Осуществляет документационное обеспечение кадровой дея­тельности общеобразовательного учреждения.

3.3. Организует подготовку необходимых документов для руково­дства.

3.4. Отвечает за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения.

3.5. Осуществляет контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства общеобразовательного учреждения, система­тически докладывает руководителю о состоянии их исполнения.

3.6. Организует личный прием граждан, руководителей общеобра­зовательного учреждения, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. Запрашивать для руководителя общеобразовательного уч­реждения от преподавательского состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.

4.2. Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства общеобразовательного учреждения.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подго­товленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.

4.4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью общеобразовательного учреждения.

4.5. Вносить на рассмотрение руководителя общеобразовательного учреждения предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения средств электронно-вычислительной техники.

4.6. Секретарь-делопроизводитель имеет право требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определенные сроки.

Секретарь-делопроизводитель в процессе своей деятельности взаимодействует с педагогическим, административ­ным, учебно-воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых, документов на заседания советов общеобразовательного учреждения, педагогиче­ских советов, проверки выполнения поручений вышестоящих орга­низаций, приказов и указаний руководства общеобразовательного учреждения, кадровой, финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения.

6. Порядок пересмотра

Должностная инструкция подлежит пересмотру при перераспределении должностных обязанностей, изменении задач и функций, изменении организационной структуры.

С должностной инструкцией ознакомлен(а). Экземпляр получил(а).

Оформление и описание должностной инструкции секретаря делопроизводителя

Наличие такой бумаги позволяет существенно упростить инструктаж сотрудника, а также введение его в новую рабочую среду. Она имеется практически в каждом предприятии и является обязательной для ознакомления. Рассмотрим его назначение, основные структурные элементы и правила составления.

Основные сведения

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – это организационно-правовая бумага, в которой прописываются обязанности, права и функции работника в рамках его деятельности, осуществляемой на предприятии. Бумага обязательно предоставляется к ознакомлению при трудоустройстве нового сотрудника.

Сама по себе данная должность обязывает к выполнению следующих задач:

  • Контроль и ведение документооборота компании.
  • Обработка корреспонденции.
  • Работа с клиентами и ведение телефонных переговоров.
  • Ведение документационного архива.
Читайте так же:  Можно ли сделать загранпаспорт по временной регистрации в россии

Кроме того, перечень обязанностей, которые ложатся на плечи делопроизводителя, может варьироваться в зависимости от внутреннего устава компании. Соответственно, на их основании и разрабатывается должностная инструкция подчиненного.

Зачем нужна?

Наличие такой бумаги позволяет:

  • рационально распределить обязанности сотрудника;
  • обеспечить качественное и своевременное выполнение задач;
  • ознакомить сотрудника со спектром задач, возложенных на него;
  • структурировать взаимодействия между делопроизводителем и другими отделами предприятия;
  • четко определить права и обязанности работника;
  • обеспечить равномерную нагрузку.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является неотъемлемой частью его нормальной трудовой деятельности, а также основной построения оптимальных рабочих условий для руководителя.

Что должно входить в должностную инструкцию?

При составлении документ руководитель компании обязательно должен определиться с желаемой компетенцией сотрудника, а также тем спектром задач, которые он должен передать ему. Соответственно, в общем виде документ имеет следующую структуру:

  • Общие положения. Требования к образованию, возрасту, полу сотрудника, навыки и знания, которыми должен обладать специалист, акты и документы, на основании которых он будет осуществлять свою деятельность.
  • Обязанности. В данном пункте должны быть четко прописаны все должностные обязанности сотрудника. Например, прием звонков, обработка писем, общение с клиентами, выполнение личных поручений и т. д.
  • Права. Этот пункт определяет степень доступа сотрудника к различной информации, материалам и т. д., а также его права на самостоятельное решение вопросов в конкретной отрасли, подпись документов и т. д.
  • Место в корпоративной иерархии. Данный пункт определяет круг лиц, которым секретарь-делопроизводитель должен подчиняться, чьи приказы являются более приоритетными и над кем может руководить сам сотрудник.
  • Ответственности. В компании могут быть установлены различные виды ответственности – за невыполнение обязанностей, разглашение информации, нарушение правил поведения и проч. Всё это, а также возможные последствия, прописываются в данном пункте.

Многие специалисты рекомендуют в должностной инструкции прописывать дополнительные пункты:

  • Об условиях пересмотра документа. Определяются условия либо сроки, на которые необходимо ориентироваться, например: при изменении штатного расписания, смене названия должности, внедрении новых технологий или структурных отделов и т. д.
  • Об оценке деятельности. В нем на основании функций и обязанностей работника указываются основные критерии, по которым в дальнейшем будет осуществляться оценка проделанной работы и устанавливаться премиальные вознаграждения.

Главное при составлении бумаги четко прописывать все пункты. Разночтения документа могут привести к последующим конфликтам и проблемам между руководителем и сотрудником.

Для ознакомления мы предлагаем вам образец должностной инструкции для секретаря школы или секретаря-референта. Вы можете скачать их и использовать в качестве образцов для составления документа под нужды своей компании.

Важные правила оформления инструкции

Можно выделить несколько ключевых правил, которые касаются оформления и заполнения бумаги:

  • На заглавной странице должностной инструкции обязательно должно указываться полное наименование компании, а также ее основные реквизиты, которые, как правило, прописываются во внутренней документации предприятия.
  • В названии документа указывается должность работника, то есть заглавная страница подписывается следующим образом: «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».
  • Документ обязательно должен быть заверен руководителем предприятия. На главной странице указывается его должность, а также ставится подпись и ее расшифровка.
  • Все пункты желательно пронумеровать римскими цифрами.
  • Прочитав предоставленный начальником документ, работник обязан оставлять свою подпись, что будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с ним, а также готов следовать указанным в нем правилам.

Составляемая инструкция является официальным документом, соответственно, следует придерживаться вышеописанных норм.

Видео-помощник

Должностная инструкция является важнейшим внутренним документом компании, который определяет обязанности, права и функции делопроизводителя в рамках деятельности самого предприятия. Как же его оформить, расскажет юрист в видео:

Видео (кликните для воспроизведения).

Никогда не стоит пренебрегать вопросом составления должностной инструкции для секретаря-делопроизводителя, ведь в большинстве случаев на плечи такого сотрудника ложатся весьма серьезные задачи, от выполнения которых во многом зависит функционирование предприятия. Тщательно прорабатывайте каждый пункт, прописывая все свои требования и пожелания по отношению к сотруднику.

Источники


  1. Чиркин, В. Е. Основы сравнительного правоведения / В.Е. Чиркин. — М.: МОДЭК, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2014. — 392 c.

  2. Смоленский, М. Б. Теория государства и права для студентов вузов / М.Б. Смоленский. — М.: Феникс, 2014. — 256 c.

  3. Поляков М. П., Федулов А. В. Правоохранительные органы; Юрайт, Юрайт — Москва, 2010. — 176 c.
Должностные обязанности секретаря делопроизводителя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here